Les coûts relatifs à la diffusion de documents physiques sont réduits, par le choix prédéterminé des canaux de diffusion les plus adaptés : courrier électronique ou papier, impression laser classique ou sur équipement industriel à haute performance, gravure CD ou DVD, ou encore service de mise sous enveloppe automatisé.

L’automatisation de la diffusion permet de réduire les interventions manuelles, et donc les risques d’erreurs. Elle permet également de conserver une image électronique de référence pour chaque document sortant.